当你盯着一个堆满未读邮件的收件箱时，很容易让你觉得电子邮件是你要解决的另一个问题。可是，通过使用电子邮件的规则和过滤器，你不仅可以防止消息堆积，而且可以解决你在收件箱之外所面临的挑战。
邮件规则可以扫描收到邮件中的具体信息（比如，来自某人或包含一组特定关键词），并将这些邮件归档到特定文件夹进行处理，以便你可以在适宜的时候查看。
以下是我使用电子邮件规则和过滤器来解决的7个挑战：
1.我在成堆的新闻简讯中错过了重要信息。即使你有强大的垃圾邮件过滤器，你的收件箱也很容易被“不太垃圾的邮件”填满，比如行业通讯和交易提醒。通过分组，将这些文件放到一个单独的文件夹中，你可以创建一个场所来快速浏览它们，查找重要的内容，而不会让它们阻塞你的收件箱。为此，请创建一个邮件过滤器搜索“点击退订”和“请取消订阅”等常见的批量邮件短语。如果你希望为交易提醒创建一个单独的文件夹，请设置一个过滤器，以查找同时包含“取消订阅”链接和“销售”“交易”等词的电子邮件。
2.我禁不住要查看我的收件箱。遵守特定的时间安排，并关闭移动设备上的“推送”功能，有助于打破强迫性查看电子邮件的习惯。可是，有时这种强迫症行为是因你正期待且迫不及待地想看的特定电子邮件（比如工作邀请）使然。将手机设置为转发地址，并创建一个邮件规则，它会在电子邮件刚一到达时就以短信的形式转发给你。这样在收到电子邮件时，你的手机会发出提醒，你也可以停止不断查看收件箱。
3.我害怕错过老板发来的消息。如果你担心错过来自某位大人物（比如老板）的电子邮件，你也可以使用邮件规则，方法是创建一个“老板过滤器”，将其作为所有其他过滤器的一种保护措施。创建一条邮件规则，用于标记来自老板的所有电子邮件，并说明其他规则不适于符合此规则条件的邮件。将这条规则在规则列表中置顶。在Gmail中，创建一条规则，将来自老板的所有邮件标记为“重要”，并点按“设置/收件箱”下的“已过滤邮件”开关，以便重要邮件可以无视其他过滤器。如果那位不可错过的写信人是你很少联系的人（比如，你任职中层经理的一家大公司的CEO），你甚至可以设置短信提醒，这样CEO发来的电子邮件可以直接送到你的手机上。
4.我疲于同时应付太多项目。如果你的工作牵涉处理多个责任领域或管理多个并行项目，那么你的收件箱可能会反映这样的混杂情形。可是，从一项任务切换到下一项任务存在认知成本。如果处理你的收件箱时需要在许多项目之间跳转，那你或许在浪费大量的精力。请为你处理的每个主要项目、账户或责任领域创建单独的文件夹和规则，以便每个类别都有自己的备用收件箱。这样，你就可以一次读取并回复与某一项目相关的所有电子邮件，然后再把注意力转换到下一个项目。
5.我们需要更多业务。如果你曾在积压的电子邮件中发现了一个数周未答复的业务问询或报价请求，你就会明白因为电子邮件混乱而错过商机的痛苦。无论你是在密切留意征求建议书、征文启事还是招聘启事，可能都有某种机会是你不愿意淹没在收到的大量电子邮件中的——或者相反，总有些东西是你希望只在特定的时候回顾，而不是每每在机会到来时从工作中分心。设置一条规则，用以在主题栏中查找相关关键词（比如，“征文启事”），并将所有此类消息分流到一个特定的文件夹。
6.我在日程安排上花了太多时间。你花在会议上的时间与安排会议过程中回消息的时间相比，很容易显得相形见绌。与会议相关的邮件可能会花费你大量的电子邮件时间预算，但它们完全没必要。将所有日程安排请求和敬请回复邮件（RSVP）（任何扩展名为.ics的文件）定向放到一个特殊文件夹，每天查看一次日历（而不是与日历相关的消息），以发现你必须接参加的临时会议或约见。你不需要实际查看与日历相关的电子邮件，除非你必须看看为何有人没有回复你的会议邀请，或者到了该准备会议的时候（当你需要查看邀请，看看你是否需要复核议程或材料的时候）。
7.我的工作日备受个人事项干扰。如果你在公务和私人通信中使用了相同的电子邮件地址，就很容易让你的朋友和家人在工作日因私人八卦、即将举行的学校音乐会通知，或在回家路上取回干洗衣物的提醒而干扰注意力。设置一个或多个过滤器，以捕获来自你最频繁的私人联系人——配偶、孩子、父母、永远最好的朋友——的电子邮件，并将其定向放到一个“个人”文件夹。在晚上或通勤路上查看个人文件夹，你也可以在午餐时看一眼。关键是要把你的私人电子邮件分隔开来，这样就不会打断你在办公室的注意力。
我使用这类过滤器将邮件导入我认为的“备用收件箱”：让某些类型的邮件保存在收件箱之外的邮件文件夹，但我每天至少检查一次，频率视内容而定。可以确保在我一天中零散快速查看电子邮件时，首先看到最紧急和最重要的消息；在我坐下来花更长的时间专门处理电子邮件时，看到这些邮件。有了这个系统，我可以快速找到必须处理的信息，并利用电子邮件来提升工作效率。
亚历山德拉·塞缪尔是演说家、研究员和作家，她与世界的领先企业合作，以了解他们的在线客户，并编写数据驱动的报告，比如《分享是新的购买：如何在合作环境中取胜》（Sharing Is the New Buying: How to Win in the Collaborative Environment）。她著有《更机智地工作，为你的电子邮件制定规则》（Work Smarter, Rule Your Email）和《利用社交媒体更机智地工作》（Work Smarter with Social Media）。
亚历山德拉·塞缪尔（Alexandra Samuel）|文
永年 | 译 孙燕 | 校 刘隽 | 编辑