我的客户雅各布气愤地叹了口气，向我讲述他意外被要求为公司的高管团队制作年终演示文稿：“每到12月年底，都是同样的疯狂奔忙，”他说，“好像每个人都很惊讶，这一年怎么这么快就过去了。”
12月的大量截止日期里，往往也包括一些在最后一刻提出的、超出日常任务范围的复杂工作。这些工作分为以下几种：
预算更新
支出报告
人数报告
薪资和奖金讨论
销售周期的状态更新
客户流失或客户保留报告
库存和供应链评估
在一些以虚假的紧迫感为企业文化的组织中，或者当你的领导难以集中精力时，这种现象尤为普遍。虽然我们很容易相信“你的计划不周不能成为让我紧急加班的理由”这句老话，但现实是，当你的老板或者高层领导遇到紧急任务时，它也会突然变成你的紧急任务。
随着年底的临近，你该如何处理这些直到“最后一分钟”才布置下来的任务呢？以下是一些缓解压力的策略：
预测并提前主动询问
如果你发现，往年年底的任务堆积如山，那么，现在是时候采取积极的行动了。你可以主动与领导交谈，了解他们的需求。例如：
“在我任职的过去三年里，我们都需要在11月底之前提供最新的销售情况说明和对明年销售情况的预测。我目前还没有正式接到这个任务，我们今年的工作计划还会包含这个任务吗？”
“我们的绩效考核通常需要在12月15日提交，但我还没有收到常用的考核工具分享。我可以找谁确认今年的考核时间，以便我的团队能做好准备？”
虽然这很令人沮丧，但在最后一分钟提出新任务，有时可能情有可原。哥伦比亚大学医学院的研究表明，我们的大脑会忘记过去发生的事情，以便给每天需要的信息腾出空间。另外，近年来，随着人员流动性的增加，你的领导或同事也许去年还不在这个岗位工作。
因此，不要等别人想起来再行动，或者暗自怀疑别人是否会主动提出要求。预测并询问可能会有的工作并不是多管闲事，而是乐于助人。
沟通并安排好休假计划
年底工作的最大挑战之一是管理休假时间，尤其是当紧急情况突然出现时。2023年皮尤研究中心的一项调查显示，许多美国人在是否休完所有年假的问题上犹豫不决，因为害怕工作落后。
为了避免放弃当之无愧的假期（以及保持身心健康），请自信地与同事沟通你的休假计划。例如：
“亚历克斯，我想告诉你，从12月18日到1月3日，我将不会在办公室，也不待命。在此期间，我不会查看和回复工作邮件或Slack，所以年底前你有什么需要我帮忙的，请在12月1日之前告诉我，以确保我能帮上忙。”
“桑德拉，我12月份要出去两周，所以请你现在就在日程表上安排一次假后工作进度总结会议，时间定在1月初。”
通过沟通和安排自己的休假时间，你可以帮助他人提前做好计划，同时也让你能成为一个好榜样。但即使你已经做好了沟通工作，其他人也可能会试图挑战你的底线。比如，你的老板或同事可能会要求你“走之前再做一件事”，而你可能会被诱惑去帮他们的忙。
在别人说出这句话之前，提前想好怎么处理这种情况。你可以准备一个简单的答案，比如“这是不可能的，让我们来想想其他的办法”。这个回答可以让你对自己负责，也让自己得到所需的休息。此外，这也是练习拒绝的艺术的绝佳机会——在马不停蹄的工作中，我们都需要这种技能。
明确任务要求
我的客户雅各布觉得，领导是在要求他花几个晚上的时间来设计一套详细的PPT。但当我们开始讨论接下来的工作步骤时，他意识到，自己其实并没有明确上司的需求，就直接贸然行动了。
我们大多数人都不是专业提要求的人，雅各布的领导也不例外。当雅各布花了一点时间来询问清楚具体任务内容时，他发现，他可以通过共享一份现有的报告，和在1月份安排一次更有计划性的、更深入的全年业绩概述来满足领导的需求，不一定要PPT。于是，一个原本要在下班后花费大量时间来完成的工作，变成了一个简单、轻松的解决方案。
当你在最后一刻接到请求时，不要犹豫，问清楚领导到底希望你解决什么问题，以及他们为什么现在就要做。
重新安排优先次序
无论你的时间安排有多么周密，最后一分钟的请求仍有可能出现。现在，仔细看看你的日程表，为可能出现的突发情况留出时间。问问自己：
随着年底的临近，我在哪些工作上花费的时间已经不再有用或不再相关？
哪些会议最好改到1月份，以便团队能快速重新启动，同时高效利用全员出席的场合，和新一年的新鲜活力？
我的待办事项清单上有哪些事项一直拖着没有什么进展？
虽然我们不想养成取消或重新安排会议的习惯，但年终繁忙的工作可以让你有理由对自己做出的承诺进行一次诚实的核查。
防止明年重演
就算你找不到任何办法来阻止今年的工作要求，但仍有一件事情是你可以完全控制的。
打开明年的日历，在9月初添加一个提醒，提醒你准备和领导对话，讨论在这一年结束前可能想知道或要做的事情。
年末的压力已经够大了，而除夕夜前最后一分钟提出的工作需求所带来的额外压力更是让人喘不过气来。但有了正确的心态和工具，面对12月潮水般的截止日期，你不仅能生存下来，而且还能茁壮成长。
达茜·艾肯伯格是一名高管教练和领导力演讲家，教授领导者如何帮助他们的员工留下来。她曾是全球人力资源咨询公司怡安翰威特（Aon Hewitt）的合伙人，客户包括亿滋国际（Mondelēz International）、普华永道、Workday、探索银行（Discover Bank）、州立农业保险（State Farm）等。她是《红角救援：不离职的情况下拯救你的职业生涯》（Red Cape Rescue: Save Your Career Without Leaving Your Job）一书的作者，并定期在 RedCapeRevolution.com上发表文章。
达茜·艾肯伯格 （Darcy Eikenberg）| 文 DeepL、Chat GPT | 译 张雨箫 | 编校